اکسل هنوز هم با وجود تنوع نرم‌افزارهای مدیریت پروژه موجود، بهترین ابزار برای مدیریت پروژه‌ها است.

اکسل هنوز هم با وجود تنوع نرم‌افزارهای مدیریت پروژه موجود، بهترین ابزار برای مدیریت پروژه‌ها است.

مدیریت پروژه با وظایف، مهلت‌ها و منابع بی‌پایان برای پیگیری، می‌تواند طاقت‌فرسا به نظر برسد. هرچند که پلتفرم‌های پر زرق و برق نوید همکاری، تجسم و اتوماسیون یکپارچه را می‌دهند، اما برای همه مناسب نیستند. اگر راه‌حل همین حالا هم روی رایانه شما باشد چه؟ بله، من در مورد مایکروسافت اکسل صحبت می‌کنم.

آشنا بوودن اکسل، همراه با انعطاف‌پذیری‌اش، این برنامه صفحه گسترده را به ابزاری فوق‌العاده مؤثر برای مدیریت پروژه‌ها در هر اندازه‌ای تبدیل می‌کند. بیایید بررسی کنیم که چرا اکسل همچنان قهرمان مدیریت پروژه باقی مانده است.

7. ظاهر آشنا و در دسترس برای همه

اصلاً نیازی به یادگیری نیست

از هر کدام از برنامه های  Basecamp، Asana، Jira، Airtable  یا Monday.com که استفاده کنید، همه آنها با یک روند یادگیری همراه هستند. شاید به عنوان یک مدیر پروژه، در استفاده از این نرم‌افزارها مهارت داشته باشید، اما اعضای تیم شما ممکن است همان سطح آشنایی با آنها را نداشته باشند.

در مقابل در اکسل، ساختار شبکه‌ای ردیف‌ها و ستون‌ها به طور جهانی قابل تشخیص است. حتی در نسخه‌های مختلف اکسل، رابط اصلی ثابت باقی می‌ماند. علاوه بر این، در هر پلتفرمی که فکرش را بکنید در دسترس است.

6.گزینه های سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری

طوری تنظیمش کنید که برای شما کار کند، نه برعکس

اینجاست که اکسل واقعاً نسبت به ابزارهای سنتی مدیریت پروژه می‌درخشد. برخلاف برنامه‌های استاندارد که شما را مجبور به سر و کله زدن با یک ساختار از پیش تعریف شده می کنند، در اکسل می‌توانید ستون‌ها و ردیف‌های خود را طراحی کنید و قالب‌بندی را برای ردیابی داده‌های دقیق مورد نیاز خود اعمال کنید. همچنین، پروژه‌ها به ندرت دقیقاً طبق برنامه‌ریزی پیش می‌روند. انعطاف‌پذیری اکسل به شما امکان می‌دهد به راحتی با تغییرات جدول زمانی سازگار شوید.

و اگر یک پروژه از پیش تنظیم شده در Trello یا Asana دارید، خروجی گرفتن از اکسل و وارد کردن وظایف به آن اصلاً پیچیده نیست. اگر با پروژه‌های بزرگ سر و کار دارید، کار را به چندین برگه یا کتاب کار تقسیم کنید و آنها را به یکدیگر لینک دهید.

به عنوان مثال، اگر در حال اجرای یک کمپین بازاریابی برای کتابفروشی هستید، می‌توانید یک شیت استاندارد با جزئیات مورد نیاز بسازید. سپس، با گسترش تلاش‌های بازاریابی کتابفروشی، می‌توانید برای هر کمپین برگه‌های اکسل جداگانه ایجاد کنید. و اگر فروش به چندین مکان گسترش یابد، می توانید برای هر مکان یک برگه اضافه کنید و داده‌ها را در یک برگه اصلی تجمیع کنید.

5. طیف وسیعی از قالب‌های آماده برای شروع

در زمان ارزشمندتان صرفه‌جویی کنید

اکثر برنامه‌های مدیریت پروژه یک کتابخانه قدرتمند از قالب ها ارائه می‌دهند و اکسل نیز از این قاعده مستثنی نیست. می‌توانید از کتابخانه رسمی قالب‌ها استفاده کنید یا فروشگاه‌های شخص ثالث مانند Etsy قالب‌های مرتبط با مدیریت پروژه را پیدا کنید. به جای اینکه از صفر شروع کنید، این قالب‌ها یک ساختار آماده ارائه می‌دهند و زمان و تلاش برای راه‌اندازی را کاهش می‌دهند.

اکثر برنامه‌های مدیریت پروژه یک کتابخانه قدرتمند از قالب ها ارائه می‌دهند و اکسل نیز از این قاعده مستثنی نیست. می‌توانید از کتابخانه رسمی قالب‌ها استفاده کنید یا فروشگاه‌های شخص ثالث مانند Etsy قالب‌های مرتبط با مدیریت پروژه را پیدا کنید. به جای اینکه از صفر شروع کنید، این قالب‌ها یک ساختار آماده ارائه می‌دهند و زمان و تلاش برای راه‌اندازی را کاهش می‌دهند.

به عنوان یک مدیر پروژه، می‌توانید به جای نگرانی در مورد قالب‌بندی، روی برنامه‌ریزی و اجرا تمرکز کنید. حتی می‌توانید ساختار مدیریت پروژه ای را از همان ابتدا ایجاد کنید، آن را به عنوان یک الگو ذخیره کنید و برای پروژه‌های آینده دوباره از آن استفاده کنید.

4.قالب‌بندی شرطی و تحلیل داده‌ها

هیچ کم و کاستی در ویژگی‌های مدیریت پروژه وجود ندارد

این نیز یکی دیگر از حوزه‌هایی است که اکسل در آن نسبت به ابزارهای سنتی مدیریت پروژه برتری دارد. کتابخانه گسترده ای از فرمول‌ها و توابع در اکسل به شما امکان می‌دهد محاسبات پیچیده را انجام دهید و داده‌های پروژه را تجزیه و تحلیل کنید. این قابلیت شامل محاسبه هزینه‌های پروژه، پیگیری پیشرفت وظایف و تجزیه و تحلیل استفاده از منابع می‌شود.

با این حال، ویژگی مورد علاقه من در مدیریت پروژه با اکسل، قالب‌بندی شرطی است. این قابلیت به من اجازه می‌دهد تا بر اساس معیارهای خاص، تغییرات بصری مانند رنگ‌ها، آیکون‌ها و نوارهای داده را در سلول‌ها اعمال کنم. فرض کنید یک مدیر پروژه ساختمانی برای پیگیری پیشرفت کارهای مختلف از اکسل استفاده می‌کند. فرد می‌تواند ستونی برای "وضعیت وظایف" داشته باشد و مقادیری مانند شروع نشده، در حال انجام و تکمیل شده را در آن ستون وارد کند. او می‌تواند قالب‌بندی شرطی را برای رنگ‌آمیزی وظایف شروع نشده به رنگ قرمز، وظایف در حال انجام به رنگ زرد و وظایف تکمیل شده به رنگ سبز اعمال کند. مدیر پروژه در یک نگاه، می‌تواند به سرعت تشخیص دهد که کدام وظایف در مسیر درست هستند و کدام یک نیاز به توجه دارند.

من حتی سطح ابتدایی این قابلیت را هم بررسی نکرده‌ام. امکانات قالب‌بندی شرطی بی‌پایان است. برای تحلیل داده‌ها نیز می‌توانید از Pivot table استفاده کنید تا سریعاً حجم زیادی از داده‌های پروژه را خلاصه‌سازی و بررسی کنید. 

همانند بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه، اکسل نیز یک افزونه هوش مصنوعی به نام Copilot دارد. می‌توانید این ابزار هوش مصنوعی مایکروسافت را فراخوانی کنید، از آن در مورد پروژه‌هایتان سوال بپرسید و فقط با نوشتن پیام‌های متنی پاسخ‌های مرتبط را دریافت کنید.

3.نمودارهای گانت و جدول‌های زمانی

پیشرفت پروژه خود را مثل یک متخصص پیگیری کنید

نمودارهای گانت و جدول‌های زمانی ابزارهای ضروری برای مدیریت پروژه هستند. اکسل، با وجود اینکه یک نرم‌افزار اختصاصی مدیریت پروژه نیست، ولی می‌تواند نمودارهای مدیریت پروژه را به نحوی مؤثر ایجاد و مدیریت کند. مدیران پروژه می‌توانند به راحتی با به‌روزرسانی وضعیت وظایف و مدت زمان آنها در نمودار گانت، پیشرفت کار را پیگیری کنند.

فرض کنید تیمی در حال برنامه‌ریزی یک کنفرانس بزرگ شرکتی است. آنها می‌توانند یک صفحه اکسل با ستون‌هایی برای نام وظایف (انتخاب محل برگزاری، دعوت از سخنرانان، بازاریابی، ثبت نام)، تاریخ شروع، مدت زمان و وابستگی‌ها ایجاد کنند و از یک نمودار میله‌ای انباره ای برای ایجاد نمودار گانت استفاده کنند تا برنامه زمان بندی کنفرانس را به صورت بصری نمایش دهند.

2.همکاری بی‌عیب و نقص

پروژه‌ها را همراه با اعضای تیم خود مدیریت کنید

هرچند که اکسل به طور سنتی مانند پلتفرم‌های اختصاصی مدیریت پروژه (و Google Sheets)  به خاطر همکاری همزمان شناخته نمی‌شود، اما چندین ویژگی برای کار تیمی مؤثر ارائه می‌دهد. می‌توانید با استفاده از وان‌درایو یا گوگل درایو یک فایل کاری مشترک ایجاد کنید، تغییرات را به صورت آنی پیگیری کنید و نظرات و یادداشت‌ها را وارد کنید. حتی می‌توانید یک برگه README اختصاصی اضافه کنید تا همه در جریان اهداف پروژه باشند.

حتی گزینه‌ای برای رمز کذاری فایل یا اضافه کردن تاریخ انقضا به شیت اکسل شما وجود دارد تا اطلاعات پروژه در امان بماند.

1.راهکاری مقرون‌به‌صرفه

همراه با اشتراک مایکروسافت ۳۶۵

مایکروسافت ۳۶۵ محبوب‌ترین بسته‌ی نرم افزاری در میان کسب‌وکارها و متخصصان است. این بسته، شاملOutlook بدون تبلیغات، یک ترابایت فضای ذخیره‌سازی OneDrive و برنامه‌های آفیس بومی، از جمله اکسل و موارد دیگر است. این بدان معناست که نیازی به پرداخت هزینه اضافی برای یک ابزار جداگانه ندارید.

به هر حال، اکثر ابزارهای مدیریت پروژه ماهانه حدود ۱۰ دلار برای هر کاربر هزینه دارند. و وقتی صدها عضو در تیم خود دارید، این هزینه می‌تواند به سرعت به هزاران دلار در هر ماه برسد.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ی گران‌قیمت را فراموش کنید

قبل از اینکه روی یک پلتفرم مدیریت پروژه‌ی دیگر سرمایه‌گذاری کنید، نگاهی دقیق‌تر به اکسل بیندازید. برخلاف بسیاری از گزینه‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه موجود، اکسل به شما کنترل کاملی بر داده‌ها و نحوه‌ی ارائه‌ی آنها می‌دهد. این نرم‌افزار پیچیدگی را کاهش می‌دهد، نیاز به یادگیری را از بین می برد و بهره‌وری تیم شما را در کمترین زمان بالا می برد.

اگر با یک پروژه‌ی پیچیده سر و کار دارید، ممکن است صفحه گسترده‌ی شما خیلی زود به چندین پایگاه داده‌ی بزرگ تبدیل شود. در ادامه مقالاتمان برترین ترفندها برای مدیریت حرفه‌ای این صفحات را معرفی خواهیم کرد.