سه قدم برای کاهش ریسک در مدیریت اسناد پروژه ها

سه مرحله برای کاهش ریسک مدیریت اسناد

تضمین این که یک تیم ساخت ‌و ساز با جدیدترین و بروزترین اطلاعات کار می‌کند امری ضروری برای موفقیت آن تیم است . اما این کار آسانی نیست . جریان کار مدیریت اسناد اغلب به خاطر فرآیندهای اداری دستی و سیستم‌های نامناسب , نامربوط و پراکنده هستند . در نتیجه , مدیریت ضعیف اسناد می‌تواند منجر به تاخیرات زمانی , مشکلات کیفیت محصول , دوباره‌ کاری , ضرر هزینه ای و اختلافات حقوقی شود .

چالش های مدیریت اسناد

اگرچه ممکن است هنوز قفسه‌های پر شده با اسناد موجود در بسیاری از دفاتر وجود داشته باشد , برای تیم‌های مرتبط با پروژه بسیار رایج است که از سیستم‌های مدیریت اسناد خودکار استفاده کنند .

در هر حال،بخش طراحی، مهندسی و تیم‌های پیمان‌کار اغلب از سیستم‌های مختلفی برای مدیریت سندسازی پروژه استفاده می‌کنند . هدف هر کدام از این تیمها کمی با هم متفاوت است اما تیم های پروژه که از دو یا چند سیستم مدیریت اسناد جداگانه استفاده و نگهداری میکنند، ممکن است با مشکلات متعددی مواجه شوند  . این گونه سیستم‌ها به راحتی می‌توانند مانع از بهنگام سازی و تبادل اطلاعات با یکدیگر شوند  و نیز باعث سردرگمی ‌شوند که در این اسناد و مدارک ،کدام سند درست است . به علاوه , تاخیرات زمانی و خطای انسانی مرتبط با ورود داده‌های دستی و آپلود کردن پرونده ها  بین سیستم‌ها به این مشکل اضافه نماید . 

مدیریت صحیح و کنترل اسناد برای این است که اطمینان حاصل شود هر تیم  در پروژه از مجموعه صحیح اسناد استفاده و اطلاعات را به موقع و درست دریافت مینماید . بروز رسانی و ثبت مشکلات کار انجام شده توسط تیم پیمانکار ممکن است که باعث دوباره کاری انجام آن کارشود و به رفع نقص آن عملیات بیانجامد و یا ممکن است پیمانکارانی که از یک نسخه قدیمی و تایید نشده و یا بروز نشده یک سند استفاده می‌کنند ، باعث ایجاد عواقب وخیم و هزینه بر،  برای پروژه  داشته باشند .

خطرات مرتبط با مدیریت نادرست اسناد

مدیریت اسناد و کنترل کردن فعالیت ها اغلب همراه با خطر و ریسک می باشد.

اسناد سوابق ثبت شده باید حالت نهایی و تایید شده یک دستور کار یا طراحی یا فعالیت های انجام شده باشد.

ولی وقتی که دو یا چند سیستم درحال ذخیره و حفظ اطلاعات پروژه می باشند این مسئله پیش می آید که " کدام اسناد و مدارک واقعی و بروز شده و صحیح می باشند " .

حتی زمانی که تیم‌ها برای هماهنگ کردن سیستم‌ها تلاش می‌کنند ، نتیجه گیری مناسب و اعتماد کامل به نتایج  با فرایندهای مدیریت دستی برای انتقال ، آپلود و بارگیری فایل‌های بین سیستم‌ها بوجود نخواهد آمد و احتمال خطا در ثبت و بروزرسانی این اطلاعات بسیار زیاد است  . علاوه بر این ، فرآیندهای دستی می‌توانند باعث تاخیر در ارائه اطلاعات به تیمهای درگیر شود که این عامل خود باعث ایجاد ریسک دیگری می شود .

همچنین برای مشکلات پیش آمده و گاهی اوقات دعاوی حقوقی که پس از تکمیل پروژه مطرح می‌شود ، بدون داشتن یک آرشیو جامع و اسناد نگهداری شده , شرکت‌ها در معرض خطر بیشتری برای اثبات کارهای انجام شده و یا اثبات ادعای خود قرار خواهند گرفت . 

اقداماتی برای کم کردن ریسک در مدیریت اسناد

ریسک ذخیره اطلاعات و مدیریت اسناد را می‌توان با استفاده ازمقوله مدیریت اسناد سازمانی کاهش داد . این مستلزم ایجاد یک استراتژی گسترده و مجموعه‌ای از پروتکل‌هایی است برای آنکه مشخص شود هر سند در کجا ذخیره و نگهداری میشود، چه کسی مسئول حفظ  و نگهداری آنهاست ، چه کسی به آنها دسترسی دارد و از آنها مراقبت مینماید .

1 - مشخص کردن روشی که اطلاعات ذخیره و  به اشتراک گذاشته می‌شوند،نقطه شروع کار است .

 این بدان معنا نیست که همه باید ازهمان سیستم استفاده کنند . یک تفاوت اساسی در این جمله وجود دارد . یک فرآیند متمرکز برای به اشتراک گذاری اطلاعات , باید بسیار شفاف و واضح باشد . همچنین کاهش نقل و انتقالات و جابجایی اسناد و  کاهش تعداد مراحل دستی کار ،  باعث کاهش خطا و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

2 - به دنبال راه هایی برای کنترل خودکار اسناد خود باشید.

برای مثال اسناد میتوانید به صورت خودکار با سیستم هایی مثل  Auto desk revit  و با استفاده از ثبت سوابق اسناد همه اطلاعات  را به روز نگه دارید . سیستم مکانیزه در ثبت اطلاعات جریان کار در سیستم‌های مدیریت اسناد مختلف می‌تواند وظایف اجرایی دستی را کاهش دهد که خود ، باعث تسریع در گرفتن اطلاعات و اعلام به موقع آن با تیمهای مرتبط می‌شود . اتصال Newforma برای Autodesk Revit ، به اشتراک گذاشتن برگه های تولید شده از Autodesk Revit را ممکن می‌سازد تا بتوان به برنامه‌های موبایل Newforma تبدیل و سپس دانلود شود تا تیم‌های عملیاتی و میدانی به جدیدترین نسخه این اطلاعات از دستگاههای آیپد یا آیفون خود دسترسی داشته باشند .

3 - تمام تاریخچه صدور و بازبینی اسناد را ضبط کنید.

 سیستم‌های مدیریت و کنترل خودکار اسناد می‌توانند دردسرهای ردیابی تاریخچه صدور و بازبینی را از بین ببرند .علاوه بر این در صورتی که چند ماه یا سال بعد سؤالاتی مطرح شود باید مکاتبات مرتبط از جمله ایمیل و نظراتی که سوابق کاملی از پروژه ارائه می دهند را نیز در آرشیو پروژه ثبت گردد . داشتن دسترسی آسان به آرشیو کامل اطلاعات پروژه برای مدیریت ریسک ، موثر و  ضروری است .